• 文件管理制度
  • 日期 : 2010-06-02    

                                  
      一、总则
      为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据公文的有关规定,结合我处实际,特制定本制度。
      文件管理内容:上级党政机关、上级行业主管部门来文;同级单位来文;本单位上报下发的各种文件、资料。 
      本处的各类文件统一由总务科归口管理。
      二、收文的管理
      (一)公文的签收
      1.签收文件时,要检查收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。
      2.签收文件时,要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对,如发现其中一项不对口,应及时报告。
      3.签收文件应签写姓名并注明时间。
      4.文件的登记编号:对收到的文件,要分类逐件在收文登记薄上详细登记。登记项目一般包括:收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号、文件标题。参加各种会议带回的文件、材料,在传达、汇报结束后应交总务科保管,个人不得存放。
      (二) 文件的阅批与分转
      1.凡正式文件应附上“文件处理传阅单”,由文件内容和性质阅签后,由文秘分送领导和承办部门阅办,重要文件或急件应立刻呈送领导,阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完。
      2.为加速文件运转,文书就在当天或第二天将文件送到领导和承办部门。
      (三)文件的传阅
      1.传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定,不得将有密级的文件带回家里阅读或随身携带到公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。
      2.阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交给文秘,阅批文件一般不得超过两天。
      3.文件阅完后,应交给文秘,切忌横传。
      三、文件的借阅
      1.需要留用的文件,需要向总务科办理借阅手续,明确责任人借阅时间和归还时间。
      2.借阅人必须做好保密工作,不得翻印和复印,不能转借他人,绝密文件在指定地点阅读。
      四、文件的立卷归档
      5.1  文件归档工作依照《档案法》、档案管理制度及时整理(立卷)、归档。
      5.2   存档时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。